Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Contexto

La realización del informe de uso de los recursos electrónicos en Data Studio permite dar una imagen global de los principales datos referentes a la colección electrónica suscrita: coste, uso, indicadores de satisfacción, etc.

La diversidad de datos y recursos hace necesario una configuración compleja para que todo sea más sencillo. La idea es llegar a un punto en que sea necesario solo exportar un limitado número de informes desde Analytics y todo se procese automáticamente.

El principal objetivo del informe es obtener unos datos fiables del coste por uso de los recursos electrónicos. Por ese motivo el eje principal de trabajo son las POL de los recursos a evaluar.

El informe se estructura en cinco bloques:

  1. Datos generales del año en curso
  2. Recursos-e
  3. Suscripciones individuales de revistas
  4. Evolución temporal de los datos
  5. Indicadores

El primer informe se realiza en el año 2021 y se toman los datos a desde 2019.

Fuentes de datos

Las fuentes de datos utilizadas son:

  • Datos económicos desde Alma-Analytics
  • Datos de uso COUNTER desde Alma – Analytics
  • Datos de uso NO COUNTER de los proveedores y un Excel – resumen
  • Anuario estadístico de Rebiun
  • Encuestas de satisfacción

Estructura de la hoja de cálculo

El informe toma la información de tres hojas de cálculo alojadas en el Drive de la cuenta Google de revistas. Una de ellas tiene la información coste por uso y la otra contiene los datos procedentes del Anuario Estadístico Rebiun

Libro InformeEstadísticasRecursos-e

Contiene las siguientes pestañas:

  • Llista mestra. Incluye el listado de todos los recursos que se van a analizar con el nombre que aparecerá en el informe, con el número de la búsqueda Analytics, tipo de recurso, biblioteca gestora y notas generales del recurso.
  • Dades us. Incluye los datos de uso de cada recurso. Ha de haber una fila por año y recurso. El nombre del recursos ha de coincidir con el que está en la lista maestra. 
  • DadesEconomiques. Incluye los datos de las POL de todos los recursos. Ha de haber una  fila por recurso y año. El nombre del recurso ha de coincidir con la lista maestra. Los datos económicos de 2021 se toman de la facturación recogida en Alma, los datos anteriores se toman, principalmente del Excel de coste por uso, pero no son totalmente fiables. 
  • POL revistes-e. Corresponde al coste de las suscripciones de revistas individuales. Incluye los títulos de las revistas y sus datos económicos. Los datos de uso abarcan desde 2019 pero los económicos exportados de Alma solo se recogen desde 2021. Para que los cálculos se puedan realizar correctamente en Data Studio, los datos de 2019 y 2020 son los mismos que en 2021.
  •  UsRevistesIndividuals. Corresponde al coste de las suscripciones de revistas individuales. Solo contiene la información de fechas, ISSN y datos de uso partiendo de TR_J1
  • Datos economicos pendientes. Son datos copiados de los Excel de coste por uso de 2019 y 2020. Corresponden a los recursos que no se han integrado por cualquier motivo en el informe de Data Studio.
  • Menús. Sirve de apoyo a los menús de las distintas páginas que dan mayor coherencia a los datos.

Libro Rebiun-e

Contiene la información del anuario estadístico de Rebiun y se utiliza para plasmar las series históricas y calcular los indicadores básicos

Libro Indicadores recursos-e

Contiene los datos de las encuestas de satisfacción



Obtención de los datos de Alma

Para poder realizar los cálculos no siempre se produce una coincidencia por el mismo campo ni una coincidencia exacta, por lo que sea han configurado diversas búsquedas que corresponden a los diferentes criterios de coincidencia y a los datos de uso que se utilizaran.

Como norma general existe una “Lista maestra” gestionada manualmente para cada búsqueda. Posteriormente, a partir de esa lista se ejecutan dos búsquedas, una de datos económicos y otra para los datos de uso. Periódicamente se han de revisar las listas y asegurarse de una coherencia entre ellas y los datos de adquisiciones y uso.

Las búsquedas definidas son:

Nombre

Contenido y datos económicos

Datos de Uso

Búsqueda 01

Plataformas de revistas electrónicas.

Para obtener el listado de las POL se utiliza el campo “Vendor Access Provider”.

En algunos casos de fusionan más de una POL. Se aplica también un filtro por tipo de recurso

Se toman los datos de búsquedas de PR_P1 y de Unique Item Request de TR_J3

Búsqueda 02

Bases de datos individuales.

Las POL se obtienen con el capo “PO Line Title”

Se toman los datos del DR_D1


Se usa para bases de datos referenciales, a texto completo y factuales.

Búsqueda 03

Recursos NO COUNTER

En este caso, como no va a haber una búsqueda de uso, se hace directamente la lista manual en la búsqueda económica. Se obtiene la lista por el campo “PO Line Title”

Se copia los nombres de los recursos del informe económico y se anotan manualmente el uso desde el Excel resumen de datos No COUNTER

Búsqueda 04

Llibres-e TÍTULOS SUELTOS

Incluye los títulos de los libros-e que se adquieren por concurso o compra directa

Los datos son COUNTER

Búsqueda 05Paquetes de libros
Búsqueda 06Plataformas referencia Oxford
Búsqueda 07

Búsqueda 08

Revistas-e

Esta búsqueda es para las suscripciones individuales de revistas. El cruce se realiza por el ISSN de la POL  


Búsqueda ZPOLs de recursos especials per Títol de la POL


Tareas para la obtención de datos

Datos Counter

  1. Comprobar valores COUNTER
    Verificar los datos cargados a partir del informe de Analytics “Comprovar valors claus”. Los valores que falten revisar las configuraciones Sushi y recargarlos mediante recolección personalizada.
  2. Datos COUNTER a cargar manualmente
    Cargar manualmente los proveedores counter que no tienen Sushi configurado:
    - Crain
    - Elsevier iLibrary (Medicina)
    - Casalini
    - Unebook
  3. Al día siguiente verificar que los datos se han cargado correctamente


Datos no COUNTER / No compatibles

  1. Acceder al Excel con los recursos no Counter
    El Excel de momento está Teams. Una vez terminado se ha de pasar a Disco. Incluir O’Reilly y ClinicalKey
  2. Descargar informes
    Descargar los informes no counter y que se pueden descargar directamente desde la plataforma.
  3. Solicitar los Informes por correo-e
    Solicitar los informes que se tengan que solicitar. Llevar un control de las respuestas
    Anotar los datos en el Excel de Datos no COUNER
  4. Guardar los informes por año y proveedor en la carpeta correspondiente de Disco
    Se deben guardar tanto los informes descargados como los recibidos por correo-e en Z:\erecur\disco\Estadisticas de uso\Estadisticas_anyo_proveedor (2021)

Acciones sobre las POL

  1. Fusionar en una única línea por editorial las POL de los acuerdos transformativos
    Para facilitar el tema de la gestión del IVA en algunas ocasiones existen dos POL: una para lectura y otra para escritura. Cuando esto se produce se han de sumar ambas líneas en una única, normalmente modificando manualmente el Excel.


Acciones sobre las estadísticas de revistas-e

  1. Ajustar los ISSN en el fichero COUNTER de OVID
    Estas estadísticas presentan un problema en cuanto a los ISSN de las revistas. En el fichero COUNTER aparecen solo los ISSN en papel y los ISSN-e en blanco. Para permitir que se crucen los datos correctamente una vez descargado el fichero ha de copiarse los ISSN de papel en los ISSN-e. Las POL ya se han preparado para que tengan estos ISSN como Número standard de la POL


Configuración de los informes en Analytics

Todos los informes necesarios están en la carpeta de Analytics: Carpetas compartidas > Universidad de Valencia 34CVA_UV > Biblioteques > GRI > Data Studio


Carpeta principal:

Contiene las siguientes búsquedas:

  • Any Estadístiques. Su objetivo es no tener que modificar en años sucesivos los filtros para la obtención de datos. Las distintas búsquedas económicas y datos de uso llaman a esta consulta para obtener la fecha. El año se actualiza manualmente como filtro de la consulta.
  • Busqueda01. Contiene los nombres de los proveedores de plataformas de revistas-e. Este listado se ha de mantener manualmente según las suscripciones que se realices


Carpeta Counter

  • Dades Us Recursos. Esta es una búsqueda de unión. Eso implica que es una búsqueda donde se unifican varios criterios teniendo siempre las mismas columnas. Está preparado para que el resultado se pueda copiar y pegar directamente en la hoja de cálculo de Google Drive. Tiene seis columnas: 
    • Nom del recurs: que es el criterio de unión con la información económica y debe coincidir con los nombres dados en la "Llista mestra". Si el nombre no coincide con el que se desea que tenga, se ha de modificar con la función CASE para que modifique el nombre original por el deseado.
    • Any ús: Corresponde al año de uso de los datos
    • Data ús: Transforma de forma automática el año a la fecha del 1 de enero de ese año para que funcional  el filtro de periodo de Data Studio
    • Cerques: indica el número de búsquedas. Su fuente es diferente según la búsqueda
    • Descàrregues: Indica el número de descargas. En cada búsqueda es un valor diferente dependiendo del recurso.
    • Sessions: Dado que este no es un valor COUNTER, ninguna de las consultas puede generar un valor. En este caso se fuerza para que aparezca la columna con el campo en blanco para que cuadre con la estructura de la hoja de dados fe Google Drive




Carpeta Economic




  • No labels