Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

PENDENT DE REVISIÓ

The first version was created on jueves marzo 31, 2022,The content was last modified on viernes julio 15, 2022




NomIntroducció de dades a Teams
ObjectiuSistematitzar 
ResponsableDirecció 
Abast i aplicacióPersonal i visitants de la Biblioteca. 
Documentació associada

Normativa de la Biblioteca Històrica.

Dates d’elaboració i revisiómarç 2022
Desenvolupament del procés

Grup de treball de procediments de la Biblioteca

Per al control de la consulta en sala durant el temps que els usuaris hagen de demanar cita, utilitzarem l’aplicació Teams, concretament, el canal "Consulta en sala i préstec amb cita prèvia". Cal clicar a l'enllaç "Seguiment consulta en sala" per obrir el planner i veure les diferents pestanyes que inclouen les distintes fases del procediment.

Quan el mateix usuari ha de vindre una segona vegada per a continuar la consulta, cal omplir una sol·licitud nova com si vinguera per primera vegada, però si és el mateix dia, no cal fer-ho. Hem de tenir en compte que demanarem, en finalitzar la consulta, si  l'usuari no l'ha acabada i quan hi tornarà, per a anotar-ho en una nova sol·licitud.

L'extracció de dades a partir de la informació de Teams per a la confecció de l'Excel d'estadístiques de la Biblioteca es farà una vegada a l'any. 

Recepció de la sol·licitud

  • L'usuari sol·licitarà la consulta amb cita mitjançant el formulari fet amb Limesurvey com resta especificat en http://ir.uv.es/8hGQf85.
  • N’arribarà al correu dels subscriptors de @bibhistorica.
  • Al matí, el personal administratiu i, a la vesprada, el personal C1, serà l’encarregat de la seua gestió. En absència d'ells, ho farà el personal tècnic.

Introducció de les dades

 A la columna de Sol·licituds rebudes: caldrà afegir-hi una tasca amb les següents dades:  

  • Cognom 1, cognom 2, Nom.

  • "Asignar": no cal omplir-la.
  •  Etiqueta: caldrà afegir-ne una amb el tipus d'usuari que pot consultar el fons (https://links.uv.es/wHjUOO6).
    • Tipus d’usuari: PDI UV, Investigador extern (professors i investigadors d'altres universitats o institucions anàlogues), Estudiant UV, Préstec PI, Extern (qualsevol usuari que no pertanya a cap categoria anterior) i Consulta digitalització
    • En el cas que l'usuari cancel·le la cita, o bé no hi vinga, caldrà eliminar l'etiqueta inicial i afegir-ne una de Cancel·lada. Si l'usuari, una vegada cancel·lada la cita, vol venir-hi a consultar l'obra un altre dia, caldrà crear una nova entrada al Teams.

  • "Depósito": és emplenada de manera automàtica.

  • "Progreso": quan comence la tasca, cal posar "En curso".
     
  • "Prioridad": cal posar Important!, quan la consulta siga de fons antic i l'usuari hi haja d'emplenar el llibre de registre (BH Inc., BH A, BH C, BH Diar. Antic, BH E, BH FA, BH G, BH LA, BH Q, BH R, BH T, BH X, BH Y, BH Var. F, BH W, BH Z).

  • "Fecha de inicio": data de la sol·licitud.

  • "Fecha de vencimiento": data de la cita.

  • "Notas": caldrà afegir les següents dades:  
    • Cita: dia, hora.
    • Les signatures de les obres aniran separades per punt i coma: BH XX/XX (en el cas de les signatures de BH microformes, el personal de sala hi haurà d'indicar entre parèntesis el nombre de rolls consultats. Per exemple, BH Microf. 1554 (2 rolls)).
    • Títol de l'obra de PI consultada.
    • Observacions: espontani (per a usuaris sense cita prèvia).
    • Comentaris generals d'interés en l'àmbit intern.

  • "Lista de comprobación": no cal omplir-la.

  • "Datos adjuntos": no cal omplir-les.

  • "Comentarios": no cal omplir-los.

  • "Enviar": no cal enviar-la.

Per a facilitar la tasca d'introducció, ha estat creada una plantilla que està a la columna de Sol·licituds rebudes. Per a crear-ne una de nova cal punxar als tres puntets de la part superior i triar-hi l'opció "Copiar tasca", d'aquesta manera n'haurà estat creada i sols caldrà eliminar-ne les etiquetes no pertinents i completar-ne les dades.


Comprovació de les dades bibliogràfiques

Després que el personal corresponent hi haja introduït la sol·licitud, cal passar-la a aquesta columna perquè el personal tècnic del despatx revise les dades bibliogràfiques. Si l’obra sol·licitada està digitalitzada, la sol·licitud serà denegada. Qui en faça la revisió, avisarà el personal administratiu amb la resposta escaient per a comunicar-la a l'usuari.

Comprovació de l’estat físic de l’obra sol·licitada

Tot seguit, la sol·licitud cal passar-la a la següent columna perquè el personal C1 o C2 comprove si l'exemplar (sobretot en el cas del fons antic) pot ser-ne consultat. Si n’estiguera deteriorat, i, sobretot, davant de qualsevol dubte, caldrà demanar-ne l’opinió de la direcció o del personal de restauració perquè aquest faça la valoració corresponent segons criteris de conservació i preservació. Si no pot ser-ne consultat, caldrà anotar-lo en l'apartat "Notas" i senyalitzar-ho a l'exemplar (és a dir, a la capsa de protecció feta li serà afegida una etiqueta roja).

Comunicació a l’usuari de la cita

La tasca caldrà passar-la a aquesta columna quan hi haja estat comprovat que l’obra pot ser consultada. El personal d'administració, i en absència d'ell, el personal tècnic, donaran cita a l'usuari i ho afegiran  al calendari de Google amb indicació de l’hora donada tenint present en tot moment la disponibilitat de la sala.

La data de la cita és introduïda al camp "Fecha de vencimiento".

Al missatge enviat a l’usuari, li serà comunicat que no pot acudir a la Biblioteca amb objectes personals i que, en cas de fer-ho, els haurà de deixar als armariets de recepció per accedir-hi. Així mateix, caldrà avisar-lo perquè porte llapis/ordinador per a prendre-hi anotacions. També li serà informat de l'obligació d'ajustar el seu comportament a les mesures establides per a la consulta en sala.

Preparació de l’exemplar el dia de la consulta

Caldrà preparar, d'acord amb les cites acordades, els exemplars sol·licitats a primera hora del matí o de la vesprada segons corresponga.

Les obres, preferiblement tombades, caldrà deixar-les a un  carro que serà identificat com que és per a la "Consulta" i caldrà dur-lo a la sala Pérez Bayer. Si el dia de la cita hi ha prevista l'assistència de diversos usuaris, caldrà agrupar els exemplars de manera que els de cada usuari no siguen barrejats amb els d'un altre.

Consulta de l’exemplar a la sala Pérez Bayer

Caldrà seguir el procediment general establit.

Exemplar consultat

Una vegada hi haja estat consultat l'exemplar caldrà passar la tasca a l'Arxiu de sol·licituds. No cal canviar-ne la data (perquè cal entendre que la data de venciment, és la data en què l'usuari ha vingut a consultar l'exemplar).

Caldrà retornar l'obra consultada a la localització que corresponga als depòsits.

Arxiu de sol·licituds

Ací caldrà incloure totes les consultes que hi hagen acabat completament el circuit descrit. Aquestes dades les utilitzarem per a traure’n estadístiques anuals per a la qual cosa caldrà seguir el procediment d'exportació de dades a l'Excel d'estadístiques. També caldrà arxivar les cites donades, però que no hi hagen estat completades perquè l'usuari no ha vingut a fer la consulta. En aquest supòsit, caldrà anotar la incidència al camp “Notas”.

  • No labels