Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

PENDENT

The first version was created on viernes octubre 8, 2021
The content was last modified on viernes julio 8, 2022



NomInventari
ObjectiuSistematitzar la realització de l'inventari dels fons de la Biblioteca.
ResponsableDirecció de la Biblioteca. 
Abast i aplicacióPersonal de la Biblioteca Històrica i del Servei de Biblioteques i Documentació (SBD). 
Documentació associada

Normativa d’accés aprovada per Consell de Govern de 4 de març de 2003.  https://links.uv.es/bVi68WI 

Dates d’elaboració i revisióJuliol 2022.
Desenvolupament del procés

Grup de treball de procediments de la Biblioteca

La tasca de fer inventari de la col·lecció de manera periòdica és una faena necessària per a garantir la conservació i integritat dels fons. El recompte detallat ens permetrà localitzar i identificar documents perduts, esmenar errors i reordenar-los per a localitzar materials que estiguen fora de la seua localització correcta, així com fer una primera avaluació de l’estat físic de la col·lecció.

El recompte als depòsits es farà sempre amb dues persones i per torns.

A disc hi ha diversos fitxers Excel de control, un per cadascuna de les signatures a inventariar:

Z:\bhistori\disco\3 GESTIÓ DE LA COL·LECCIÓ\Inventari, recompte\Inventario 2019

Les diverses columnes  A, B, C, D, E, F, G i H  de cada fitxer són les que hem d’omplir, la resta són les de les dades bibliogràfiques extretes de Millennium, que indiquen si l'exemplar està catalogat o no. L'Excel és una còpia del que fou utilitzat en el trasllat de l'any 2017, però amb alguns canvis.

Es farà la revisió d'una signatura sencera, per exemple, de l'A-1, l'A-2, etc., al depòsit. Per a fer-ho caldrà imprimir primer la part corresponent del fitxer per a anotar les dades in situ (Pas 1). Posteriorment, aquesta informació l'anotarem al fitxer (Pas 2)

En algunes signatures, com per exemple la BH Var. o els fullets, en compte de fer la revisió al depòsit, es posaran els exemplars o capses dels fullets en un carro i es farà en un espai en el qual estiguem còmodes per a treballar. En aquests casos podem fer els dos passos alhora, revisar i anotar les dades directament al fitxer.

Alhora que els exemplars són inventariats, també en comprovarem l'estat de conservació:

  • si n’està molt malmés o el deteriorament és extrem ho anotarem al fitxer per a encarregar a l’empresa corresponent una capsa de conservació (“Caja de conservación”),
  • si el deteriorament n’és menor (relligadura separada, exemplars subjectats amb una veta …) ho anotarem al fitxer per a fer-li una capsa amb paper de conservació (“Caja BH”).

1.  Primer pas: comprovació al depòsit

Tenint en compte l'ordre de les signatures (columna A), comprovarem si l'exemplar està o no està al seu lloc i si li cal capsa de conservació. Per a això emplenarem les columnes següents:

Columna B “Mes, any“

Hi afegirem un “SI” quan l'exemplar estiga a la prestatgeria. En el cas de les obres factícies, caldrà comprovar-ne que estiguen totes les obres. Normalment, n’estan ordenades per nombre aràbic currens. Exemple:

BH A-001/005(1

BH A-001/005(2 …,

Hi afegirem un “NO” quan l'exemplar no estiga a la prestatgeria.

Columna E (“Caja de conservación”)

Hi afegirem un “SI” quan l'exemplar tinga una deterioració extrema i li calga caixa de conservació...,

Columna F “Caja BH”

Hi afegirem un “SI” quan l'exemplar tinga una deterioració menor (relligadura separada, exemplars subjectats amb una veta …).

Quan fem la capsa, afegirem el teixell amb la signatura que corresponga i hi enganxarem una etiqueta de codi de barres. Una vegada col·locada la capsa al seu lloc, substituirem a l’Excel el mot “SI” pel mot “FETA” i, posteriori, activarem en Millennium el codi de barres. Una vegada fet això canviarem aquesta color a negra “FETA

.

2.  Segon pas: anotació al fitxer Excel que hi ha a disc

Les anotacions que hàgem fet en l’Excel imprés les passarem al fitxer Excel de disc emplenant i o modificant les columnes que corresponguen (A, B, C, D, E, F i G) i la resta si és el cas:

Columna A “SIGNATURA EJEMPLAR”

Com hem dit abans, quan hi apareguen signatures unides, per exemple: “A-04/165-170”, aquestes seran desglossades cadascuna en files diferents i hi afegirem en la columna C “CATALOGADO”–> “REVISAR SIGNATURA”.

BH A-001/106-107 à NO

BH A-001/106 / BH A-001/107...à SI

Hi anotarem tota la fila amb fons “neutral” i la lletra en MAJÚSCULES, en color vermella i en negreta  

Columna B “Julio 2019“

Remarquem que hi afegirem un “SÍ” quan l'exemplar estiga a la prestatgeria.

Hi anotarem tota la fila amb fons “blanc” i la lletra en MAJÚSCULES, en color negra i en negreta.

Si l'exemplar no està, però comprovem que hi ha dades bibliogràfiques (és a dir que està catalogat), hi afegirem “NO”.

Hi anotarem tota la fila amb fons groc i la lletra en MAJÚSCULES, en color vermella i en negreta.

Si hi ha un testimoni que indique que l'exemplar està en exposició, restauració, digitalització, etc., hi anotarem en la columna G “OBSERVACIONES”, EN EXPOSICIÓ, EN RESTAURACIÓ, EN DIGITALITZACIÓ, etc.

Si no està l'exemplar i no hi ha dades bibliogràfiques, no hi anotarem res i afegirem en la columna D “VACANT” tota la fila amb fons “incorrecte” i la lletra en MAJÚSCULES, en color vermella i en negreta

Columna C “CATALOGADO”

Utilitzarem dos valors, un “NO” o un “REVISAR SIGNATURA”

“NO”:

Quan no vegem les dades bibliogràfiques i l'exemplar estiga al prestatge, això voldrà dir que l'exemplar no està catalogat). Hi anotarem tota la fila amb fons “entrada” i la lletra en MAJÚSCULES, en color vermella i negreta.

“REVISAR SIGNATURA”:

En el cas de signatures múltiples (unides per un guió, hem de desglossar-les com hem dit més amunt i afegir aquest text “REVISAR SIGNATURA”. Normalment, es tractarà d’exemplars de la mateixa obra que no están creats al catàleg, per tant, copiarem en cadascuna de les noves files de les signatures desglossades el mateix número b, en cas que calga.

Tota la fila anirà amb fons “neutral” i la lletra en MAJÚSCULES, en color vermell i en negreta.

Columna D “VACANT”

Com hem assenyalat adés, en el cas que l'exemplar no estiga i no hi haja dades bibliogràfiques, hi afegirem aquest mot. Tota la fila anirà amb fons “incorrecte”i la lletra en MAJÚSCULES, en color vermella i en negreta.

Columna E “CAJA DE CONSERVACIÓN”

Hi afegirem un SI quan calga capsa. Anirà en lletra en MAJÚSCULES, en color vermella i en negreta.

Columna F “CAJA BH”

S'afegirà un SI quan considerem que podem fer nosaltres una caixa. Anirà la lletra en MAJÚSCULES, en color vermella i en negreta.

Columna G “OBSERVACIONES”

En aquesta columna afegirem qualsevol dubte, observació, etc. i també si l'exemplar en aquest moment està en exposició, en restauració o en digitalització.

En el cas de la signatura BH Var. , que està format per obres factícies, com es revisa totes les diferents parts i la signatura està desglossada (BH Var. 500(01), (02) ...) quan s'haja de posar alguna nota que afecte a tot l'exemplar (per exemple, que l'enquadernació necessita restarurase, s'anotarà en cadascuna de les parts de la signatura). Anirà la lletra en MAJÚSCULES, en color negra i en negreta.

Columna H “MANUSCRIT”

La signatura BH Var. està formada per obres factícies. Sovint hi ha intercalats textos manuscrits, que normalment no estan catalogats però sí que porten el número d'ordre. En aquests casos utilitzarem aquesta columna per a assenyalar que el text és manuscrit, afegirem en MAJÚSCULES, en color negra i en negreta la paraula MANUSCRIT.

ANNEX: FULLETS

El procediment per als fullets és el mateix que en la resta de signatures, però amb alguna peculiaritat, per exemple no apareix la col·lumna Capsa de Conservació perquè normalment farem fundes/capses en la biblioteca.

Consell: com que els fullets no els trobarem ordenats, potser convé primer ordenar-los per signatura, la qual cosa ens facilitarà l’inventari, que farem a continuació amb els fullets ja ordenats.

 Procediment:

  1. Hem dividit el llistat de signatures en diferents tables: una tabla per a cada persona, de manera que podem treballar amb el document de forma independent. Cada persona tenim assignades unes capses de fullets.

Sonia: 1-199

Salva: 400-599

Isabel:200-399

Xelo: 601-798

Bàrbara: 800-995

Vicen: 1000-1140

Encarna: 1141-1281

  1. L'organització de les columnes és exactament les mateixes que en la resta de signatures. En els fullets tindrem les següents columnes:

Columna A: Signatura

Columna B: Fecha inventario

Columna C: Catalogado

Columna D: Vacante

Columna E: Fotocopias

Columna F: Caja BH

Columna G: Observaciones

Columna H: Manuscritos

I: Temática

J: N. de folletos

  1. Dins de cada capsa hi ha un número de fullets (no sempre serà el mateix número. Algunes poden tindre 10, altres 40 per exemple).
  2. Quan detectem que al llistat falta alguna línia de fullets que existeixen i no hi havia línia pròpia, l’afegim nosaltres a l’excel. ATENCIÓ: caldrà afegir capses senceres que no estan catalogades i desplegar dins de cada capsa tans fullets com continga
  3. Quan apareix alguna línia amb un rang de signatures, cal desplegar tantes línies com signatures del rang (recordeu que en aquest cas, cal anotar REVISAR SIGNATURA en la columna de “Catalogat”
  4. Tot i que ja s’ha fet un repàs al respecte, podria ser que ens trobem algun document que realment són fulls fotocopiats, en aquest cas ho indiquem amb un en la col·lumna E (FOTOCÒPIES)
  5. En aquest Excel trobarem dues columnes noves: La temàtica (columna I) i el n. de fullets (columna J)
  6. En la columna I anotarem el tema dels fullets. Algunes capses ja tenen la matèria anotada al llom (“Literatura valenciana”, “Educació”, “Exposicions”…), en eixos casos anotarem literalment la matèria que hi llegim. Normalment està escrit en castellà, així que li ho anotarem sempre en castellà. Intentarem normalitzar l’ús d’aquestes matèries per no escriure cadascú allò que se’ns acudix en cada moment, sinó fer-ho de manera normalitzada. En moltes capses apareix al llom “Varios” en daurat, però això no és el contingut. Cal fixar-se en l’etiqueta de paper del llom o bé l’anotació manuscrita en la part interna de la tapa de la capsa.
  7. En la columna J anotarem el nombre real de fullets físics que té la caixa, de manera que si comptabilitzem, coincidirà amb les vacants i les faltes. Per exemple: F-1042/20, en la caixa només hi ha 18, per tant els altres dos seran o ben vacant o bé que falten.
  8. Si TOT el contingut de la capsa respon a un tipus de matèria anotarem la materia pero si els fullets responen a diverses matèries, anotarem “VARIOS”.

Finalment, abans de reintroduir els fullets dins de la seua capsa, els ordenarem per tamany per tal de garantir una bona conservació. Cal seguir el sentit comú, si observem que els més xicotets es poden escórrer en posar la caixa en vertical, els col·loquem de manera que no ocórrega això.

  • No labels